Vous faire rembourser par votre société des frais avancés à titre privé

       I.            Via une indemnité de frais

Vous pouvez en premier lieu opter pour le remboursement direct. Chaque fois que vous payez à titre privé une dépense incombant à votre SRL (p.ex. l’achat d’une chaise de bureau), vous vous faites rembourser ce montant sur votre compte privé par votre société.

Le remboursement constituera une dépense déductible pour votre société, et vous ne serez pas imposé dessus à titre privé.

La facture ne doit pas nécessairement être établie au nom de la SRL. Même si vous recevez une facture ou un reçu établi(e) à votre nom personnel, les frais peuvent être remboursés par la société. Bien entendu, il ne peut pas s’agir de dépenses purement privées, car celles-ci ne sont jamais déductibles pour votre SRL. Vous devez conserver une pièce justificative pour chaque remboursement concret.

Certaines dépenses sont également remboursées de manière forfaitaire, p.ex. les indemnités journalières de déplacement en Belgique et les indemnités kilométriques. L’avantage est que vous ne devez alors pas systématiquement conserver les justificatifs de paiement de ces dépenses.

    II.            Via le compte courant (C/C)

Si les frais avancés sont trop élevés, et si votre société ne peut pas les rembourser immédiatement par le biais d’une indemnité de frais, vous pouvez également faire porter ces montants sur votre C/C. Vous accordez alors un prêt à votre société, sans échéance particulière (elle vous remboursera quand elle le pourra).

Vous pouvez vous faire payer des intérêts sur votre solde créditeur en C/C par votre société. Ces intérêts sont alors déductibles fiscalement pour cette dernière, et un précompte mobilier de 30 % doit être retenu, mais c’est tout. Vous ne devez donc plus déclarer ces intérêts dans votre déclaration fiscale privée.

La loi détermine le taux d’intérêt d’un prêt en C/C, qui doit être conforme au marché. Pour 2023, ce taux est de 5,7 %. Si vous utilisez un taux d’intérêt plus élevé, cette partie sera requalifiée en dividende (non déductible). Il y aura également une requalification si le crédit en C/C dépasse, à la fin de l’exercice comptable (EC), la somme des réserves taxées au début de l’EC et du capital libéré à la fin de l’EC. Vous payez toujours un précompte mobilier de 30 % sur ces dividendes, et vous ne pouvez pas bénéficier du régime VVPR-bis.

 III.            Obligation d’établir des fiches fiscales

Votre société doit mentionner tout remboursement de frais sur une fiche fiscale (fiche 281.20), même s’il est effectué par le biais d’une inscription sur votre C/C. Le montant réellement remboursé doit être mentionné. Cela vaut également s’il s’agit d’un remboursement de frais forfaitaire.

Le fisc applique une tolérance en ce qui concerne l’obligation d’établir des fiches. Si la pièce justificative de la dépense, normalement une facture, est au nom de votre SRL, et si vous vous contentez d’avancer le paiement, le remboursement ne doit pas figurer sur une fiche fiscale (circ. n° 2022/C/62, n° 22).